Mida suuremaks ettevõte kasvab ja mida targemalt tegutsevad konkurendid, seda enam pead mõtlema töö efektiivsema korraldamise peale. Tõenäoliselt oledki jõudnud etappi, kus kaalud majandustarkvara ehk ERP kasutusele võtmist. Siin on sulle mõned näpunäited, mis aitavad vältida tüüpilisi vigu, mida ERPi rakendavad ettevõtted teevad.
Tihti on majandustarkvarad sarnaste funktsioonidega ja algajana on nende eelistel raske vahet teha. Seetõttu kiputakse valima kas odavamat hinda või osavama jutuga müügimeest.
Teenusepakkujaga kohtudes pööra tähelepanu hoopis sellele, kui palju sinu ettevõtte vastu huvi tuntakse. Mida rohkem ja täpsemaid küsimusi esitakse, seda enam saab partner aru sinu tööprotsesside spetsiifikast. Alles nii tekib tal võimalus pakkuda sulle tarkvara, mis ka reaalselt tulu toob.
Majandustarkvara aitab sul tegutseda eesmärgipäraselt, kuid selleks pead esmalt endale eesmärgid seadma. Eesmärgid peaksid olema selged ja mõõdetavad, et neid hiljem reaalsusega võrrelda.
Sea endale ajakava ja selged tähtajad, millest tuleb rangelt kinni pidada. Otsusta, millised eesmärgid saavad selle ajakava raames täidetud. Arvuta välja loodetud kokkuhoid tootmiskulude pealt. Kirjuta üles ERPi investeeringu tasuvuse kriteeriumid. Hinda ka seda, mille järgi saaksid mõõta protsesside efektiivsuse kasvu.
Programmi ostmine ei lahenda sinu muresid iseenesest. Enda vajadustest rääkimine ERPi pakkujale on kulla hinnaga, sest ükski arendaja ei tunne sinu ettevõtte spetsiifikat. Tarkvara seadistamisel lähtuvad nad sinult saadud informatsioonist. Seetõttu on ülimalt oluline, et kirjeldaksid ettevõtte tööprotsesse suurest plaanist väikeste detailideni välja.
Soovitame selleks kaasata oma parimad töötajad, sest ainult teie koos tunnete ettevõtet läbi ja lõhki. Suhtle pearaamatupidajaga, tootmisjuhi ja laojuhiga ja kogu infot kõigilt teistelt võtmekasutajalt, kelle tööd majandustarkvara lihtsustama hakkab. Uuri neilt, kuidas täpselt toimub kauba liikumine laos, raamatupidamine jms. Millised on tüüpilised tegevused ning probleemid ja milliseid erijuhte tuleb ette?
Vahel juhtub, et ettevõte tellib küll ERPi, kuid jääb seda kasutama nagu vana Exceli-tabelit. Arvesta, et ERPi eesmärk on muuta tööprotsessid efektiivsemaks ja selleks peaksid jälgima tarkvara poolt pakutud loogikat.
Uuendusmeelsust vajab ka sinu meeskond. Vii end kurssi ka muudatuste juhtimisega ettevõttes, sest ümberkorralduste edukus mõjutab ka sinu majandustulemusi. Kaasa oma töötajaid juba varases staadiumis, küsides nende igapäevatöö toimingute kohta. Hiljem motiveeri ja innusta neid tarkvara kasutama ning paku selleks mitmekülgset tuge.
Võiksid arvestada, et ERP ei ole enne täielikult üle võetud, kui iga töötaja end sellega mugavalt tunneb.
Kogemus näitab, et enne majandustarkvara kasutusele võtmist on ettevõtte andmetes paras segadus. Kui andmete korrastamine viimasele hetkele jätta, võib juhtuda, et tarkvara kasutama hakates on osa dokumente puudu ja teisi jällegi üle.
Ehkki andmete korrastamine on suur töö, siis kasuta seda võimalust kui head motivaatorit oma ettevõtte tegevusest ülevaate loomiseks. Otsi välja meta-andmed, mis on vajalikud ettevõtte toimimiseks, tõsta kõrvale väheoluline arhiiv ja otsi välja dokumendid, mis kajastavad hetkeseisu. Otsusta, millised on prioriteetsed andmed ilma milleta tegevus takerduks ja mis on mõistlik maha jätta.
Mõtle hoolega läbi, kellel ja millistele andmetele on vaja ligipääsu ning milliseid tööoperatsioone keegi peab tegema.
Tiheda töögraafiku juures unustatakse tihti ära, et ERPi tuleb ka testida – alles siis on sellest kasu. Testimine seejuures ei tähenda vaid seda, et IT-mees otsiks programmist vigu. Veelgi olulisem on see, et ERP vastaks sinu ja sinu töötajate ootustele ning oleks ettevõttele investeering, mitte kulu.
Ettevõte saab võtta majandustarkvarast maksimumi, kui kasutajad on ise testimise ja juurutamise juures kohal ja saavad uut süsteemi proovida. Varu vähemalt kahenädalane aeg, kui kutsud 2-3 poolikul tööpäeval teenusepakkuja üheskoos kasutajatega ERPi testima ja vigu parandama. Kasuta seda kui võimalust oma võtmemeeskonna koolitamiseks, nii ei takerdu hiljem ettevõtte töö inimeste teadmatuse tõttu ja lisaks hoiad tulevikus konsultatsioonidelt raha kokku.
Mõne aja möödudes on ettevõtte töötajad tarkvara juba omaks võtnud, kuid arvesta, et siin töö ei lõppe. ERP peab arenema koos sinu ettevõttega, mistõttu vajab see pidevat optimeerimist. Samuti peaksid konkurentsieelise saamiseks analüüsima uute ja läbipaistvate andmete põhjal oma äritegevust, et leida seni varjatud trende ja mustreid.
Veel ERPist meie blogis:
ERPi valiku põhialused: kuidas leida sobiv tarkvara ja hea juurutuspartner?
Kuidas hinnata ERPi kasutuselevõtu tasuvust?
5 äririski, mis varitsevad vananenud ERPi kasutajaid
Miks on ERPi kasutuselevõtt või uuendamine alati ka muudatuste juhtimine?
Digipöörde toetus kiirendab erasektori digitaliseerimise arenguhüpet
Kui ERPi uuendamise vajadus on ka Sinu töölaual, siis võta meiega ühendust kõrvaloleva kontaktivormi kaudu!
