Kuidas MS Dynamics NAV aitab TalTech´il terviklikult ja efektiivselt juhtida ressursse finants-, personali- ja palgaarvestuses
Tallinna Tehnikaülikool (TalTech) on Eesti kõige uuendusmeelsem ülikool ja jätkusuutliku digituleviku teerajaja. Teaduse, tehnoloogia ja innovatsiooni eestvedajana toob TalTech kokku teadlasi, üliõpilasi ja ettevõtjaid tervest maailmast. TalTechis-s õpib rohkem kui 10 000 üliõpilast ning töötab ligi 2000 inimest.
Ülikool otsis ajakohast majandustarkvara, kus ühtses tarkvaralahenduses oleks integreeritud finants-, personali- ja palgaarvestus. Tänu koostööle Fujitsu Estoniaga on neil nüüd terviklik majandustarkvara, mis
on turvaline,
on ühendatud ülikooli teiste infosüsteemidega,
tagab jätkusuutlikult andmete kvaliteedi,
pakub läbipaistvat ja tõhusat finantsaruandlust,
võimaldab maksimaalselt automatiseeritud personali- ja palgaarvestust ühes ühtses süsteemis.
“Tõrgeteta toimiv majandustarkvara on nagu organisatsiooni vereringe. See peab aitama teha nii igapäevatööd kui ka võimaldama organisatsioonil edasi areneda.”
Tauno Tuisk, TalTechi finantsdirektor
Väljakutse
TalTech kasutas varem finants- ja personaliarvestuseks vanemat Microsofti ERPi Dynamics NAV lahendust koos kolmanda osapoole palgatarkvaraga. Ülikool soovis olemasoleva majandustarkvara lahenduse üle viia Microsoft Dynamics NAV uuemale lahendusele, kus ühtses tarkvaralahenduses oleks integreeritud finants-, personali- ja palgaarvestus. Senine tarkvara ei võimaldanud ilma olulise manuaalse tööta kõigil osapooltel protsessidest head ülevaadet saada.
Juba varem kasutusel olnud NAV-is oli lisaks standardfunktsionaalsusele kasutusel hulk lokaliseeritud lahendusi (SEPA maksed ja laekumised, KM deklaratsioon, saldoandmik, valuutakursside import jpm). Tarkvara oli liidestatud teiste süsteemidega nagu näiteks Õppeinfosüsteem, Täiendõppe Infosüsteem, Äriregister, Töötamise register, Haigekassa, e-arved ja palju muud.
„Kuna TalTech oli juba pikaajaline NAV-i kasutaja, oli tegemist targa tellijaga, kes oli Microsofti ERPi arhitektuuri ja platvormiga hästi kursis ja juba teadis, et tegemist on hea, paindliku ning jätkusuutliku lahendusega.“
Merli Parv, Fujitsu Estonia projektijuht
Fujitsu Estonia loodud lahendus
Fujitsu Estonia poolt juurutati TalTechile Microsoft Dynamics NAV 2018 majandustarkvara, samuti Eesti seadusandlusele vastav Palk ja Personal. Lahendus sisaldab järgnevaid funktsionaalsusi: pearaamat, ost, müük, rahaliste vahendite arvestus (pank, kassa), põhi- ja väheväärtusliku vara arvestus, lihtne laoarvestus, konsolideerimine, palk, personal, projektihaldus.
Finantsmoodul, mis vastab täpselt kliendi vajadustele
Juurutusprotsessi käigus lihvisime ülikooli jaoks Microsofti majandustarkvara erinevaid tükke sobivaks ning lõime vajalikud liidestused. E-arved tulevad läbi kolmanda osapoole tarkvara, kulu-, majandus- lähetusaruanded siseportaalist. Lisaks eelpool toodule liiguvad standardlahenduses riigi poolt nõutavad saldo- ja makseandmed, mis on põimitud tavaprotsesside juurde. Kõik finantsmoodulis liikuvad andmed jooksevad nüüd ühtse loogikaga finantsmoodulisse kokku ja see teeb kasutamise mugavaks.
Personali lepingute halduse automatiseerimine
Ülikooli personaliprotsessid on erilised. Neid eristab paljudest teistest organisatsioonidest asjaolu, et sõlmitakse palju erinevat liiki lepinguid, sageli ka ühe ja sama inimesega. Kuna lepingud on sageli lühiajalised ning tasustamine toimub erinevatest eelarvetest ja allikatest, kaasneb nendega suur halduskoormus.
Dynamics NAV personalimooduli lisaarenduste abil lõime süsteemi, millel on erinevate lepinguliikide (tööleping, võlaõiguslik leping, juhtimis- ja kontrollorgani liikme leping jne) ning palga puhul paljude erinevate tasuliikide arvestuse tugi. Näiteks tööõigusliku ja võlaõigusliku lepingu alusel makstavad tulud, juhtimis- ja kontrollorgani liikmete tasud, emeriitide tasustamine, stipendiumid, riigieelarvest hüvitatavad tasud, mitteresidentide maksustamise skeemide tugi, arvestus finantsallika põhiselt, ühekordsed lisatasud ja palju muud.
Kasutajamugavus
Varem tuli palju asju toimetada tarkvarast väljas käsitsi. Uue süsteemiga on käsitööd minimaalselt, eksimuste võimalus väiksem ning kliendi käsutuses täisautomaatne süsteem.
„Vana versioon ei olnud Exceliga integreeritud. Kui varem tuli käsitsi kopeerida andmeid ühest aknast teise, siis nüüd saab igast aknast Excelisse eksportida, importida jne.
See osa oli varem kasutaja jaoks aeganõudev ning tekkida võis vigu.“
Merli Parv, Fujitsu Estonia projektijuht
Juurutusprotsess & kasutuselevõtmine
Tulenevalt funktsionaalse ja tehnilise lahenduse erinevustest Microsofti tarkvara 2009. ja 2018. aasta versiooni vahel tuli versiooniuuendus läbi viia uue eraldiseisva juurutusena koos andmemigratsiooniga.
Uuele finantsmoodulile üleminek toimus 2 aastat tagasi. Uue, 2019. aasta kanded tehti juba uues süsteemis.
„TalTechi finantsjuhtimise tarkvara on paljude lisaarendustega kliendispetsiifiline lahendus, mis on töötatud välja aastatega vastavalt ülikooli vajadusele. Oleme olnud TalTechi majandustarkvara arendamisega partnerina seotud aastaid ning tunneme hästi kliendi protsesse.
Juurutamise edukuse tagaski see, et meie tundsime valdkonda läbi ja lõhki. Kliendi poolt olid juurutusprotsessis algusest peale kaasas tugevad peakasutajad ja projektijuhid, kes olid kõikide arendustega kursis, aitasid tempokalt lõppkasutajatega lahenduse testimist läbi viia jne.
Nende osalus ja professionaalsus tagasid edu.“
Vaito Vaaks, Fujitsu Estonia ERP konsultant
Personali ja palgamooduli juurutus oli keerulisem, kuna kasutusele võeti täiesti uus tarkvara. Protsessid jaotati kaheks – esmalt mindi uuele süsteemile üle personalihaldusega ning palku tehti veel vanas süsteemis. Kliendi soovil kestis paralleelne arvestus kolm kuud.
TalTech on seotud väga paljude kohalike ja rahvusvaheliste projektidega, mistõttu on projektimooduli juurutamine väga oluline. Eelmisel aastal võeti kasutusele projektimoodul. Vastavalt kliendi vajadustele arendasime standard lahenduse baasil välja erilahenduse.
“Suuremahuliste tarkvaraarenduste ja nende kasutuselevõtu puhul organisatsioonides ei ole väga tavapärane, et tehakse plaan, ajakava, eelarve ja kõik see viiakse eesmärgipäraselt ellu. Aga meil nii juhtus.”
Tauno Tuisk, TalTechi finantsdirektor
Tulemus: märkimisväärne andmekvaliteedi tõus
Kogu protsessi taustal käis põhjalik andmete korrastamine. Kui vanas süsteemis oli ca 66 000 klienti, siis uude toodi ca 10 000.
Õppeinfosüsteemis loodi varem iga matriklinumbri väljastamisega nn uus klient. Kui tõmmati arved õppeinfosüsteemist NAV-isse, siis loodi ka iga uue matriklinumbri korral uus klient, ja seepärast võis olla ühel isikul mitmeid erinevaid kliendikaarte ja puudus koondvaade ühe isiku lõikes. Uues süsteemis tuvastatakse isik isikukoodi järgi ja nn topelt-kliente ei lubata.
Nii finantside kui palgaarvestuse poole pealt on suurim võit ühtne protsess.
Finantside puhul luuakse nii ostud kui müügid, ehk nii kliendid kui hankijad, süsteemis ühtse loogika alusel. Nii ei teki süsteemis enam dubleerimisi.
Ja kui ei ole dubleerivaid andmesisestusi, siis on ka vähem ebakõlasid.
Samuti jõuavad kõik arved süsteemi sama loogikaga, tulgu need siis ÕISist, Excelist, TalTech üliõpilasküla (TalTech tütarettevõte) süsteemist või mujalt.
Sama kehtib ka palgaarvestuses. Kuna paljudel töötajatel on mitu lepingut, siis varem võis olla üks ja sama inimene erinevates süsteemides mitme erineva numbriga. Nüüd on selline olukord tervikliku tarkvara abil välistatud.
Ühtne süsteem tagab selle, et andmekvaliteet püsib kõrge ka edaspidi.
Meie juhid saavad igal hetkel kätte õiged vastused – mitu inimest neil töötab, millise koormusega, kust ja kui palju nad palka saavad. See on võimalik tänu sellele, et MS Dynamicsit on lihtne erinevate süsteemidega liidestada.“
Tea Trahov, TalTechi personaliosakonna juhataja
Kasud uue majandustarkvara juurutamisest
Ülikooli protsessid muutusid läbipaistvamaks ja efektiivsemaks.
Vähenenud on kasutajate tegevusest tekkida võivate vigade arv.
On loodud liidestused kõigi peamiste infosüsteemidega. Samuti on võimas ärianalüütika platvorm Power BI juba külge ehitatud.
“Vaadates oma kolleegidele rahandusosakonnas silma, olen märganud, et nende silmad ka rohkem säravad, sest uus platvorm on rohkem inimesele suunatud kui varasem.
Üks asi, mida paljud ehk ei teadvusta, on see, et majandustarkvara peidab meeletus koguses olulist infot, aga seda kasutatakse väga vähe. Et seda saaks kasutada suurandmete analüüsimiseks, trendide prognoosimiseks jne, peab kogu info liikumine olema digitaalne ja erinevate moodulite vahel kiiresti liigutatav. Usun, et ülikoolis on need eeldused täna loodud, et seda tarkust hakata ära kasutama.”
Tauno Tuisk, TalTechi finantsdirektor
Lisainfo
Partneril oli kohustus tagada test- ja toodangukeskkondade haldamine TalTech Microsoft Azur Tenant subscription’i sees.
Tööd viidi läbi agiilse tarkavaraarenduse põhimõtteid järgides.
Funktsionaalsused vastavad Eesti Vabariigi seadusandlusele.
