Miks on ERP-i kasutuselevõtt või uuendamine alati ka muudatuste juhtimine?

ERP (Enterprice Resource Planning) tarkvara kasutuselevõtuga kaasnevad suured ootused kogu äri tulemustele: suurem efektiivsus, kulude kokkuhoid, kiiremad protsessid, vähem vigu, klientide rahulolu, suurem läbipaistvus.

Sageli ei pöörata aga piisavalt tähelepanu asjaolule, et soovitud muutused ei toimu üksnes IT-süsteemi juurutamise kaudu. Uus tarkvara pakub tehnilisi tööriistu, kuid võidu koju toomiseks peab kogu meeskond teatud muudatused ja täiustused oma tööviisides  rakendama.

ERPi projekt muudab tuttavaid tööprotsesse ja vastutusalasid sageli väga suurel määral. Iga suurem IT projekt, ja samuti ERPi juurutamine, muudab peale IT maastiku ka ettevõtte sisest koostööd. Võib juhtuda, et uue süsteemi suhtes tekivad hirmud, ebakindlus, võib-olla isegi vastu töötamine.

Sageli piirduvad ettevõtted ERP-i kasutusele võttes inimeste koolitamisega, näidates igaühele, kuidas uues süsteemis oma töölõiku teha. Ka see on oluline, kuid rõhku tuleks panna ka uue töökultuuri juurutamisele. See nõuab palju enamat kui ERP-i demo. See nõuab muudatuste juhtimist.

Esmane teavitus uue ERP-i kasutuselevõtust organisatsioonis on töötajate jaoks pigem üldise iseloomuga informatsioon, mille puhul keegi täpselt ei tea, mil määral ja kuidas see teda puudutab.

Hiljem, kui muudatused muutuvad konkreetsemaks ja nende ellu viimisega seotud suhtlusvajadus kasvab, kipub projektimeeskond olema tehnilise teostusega intensiivselt hõivatud ning ei jõua töötajate küsimustele ja muredele vajalikul määral vastata.

ERP-i meeskonna ülesanne ongi mõelda eelkõige protsesse ja tehnilist poolt puudutavatele  küsimustele. Kuid et mitte unustada kolmandat võtmetegurit edukas ERP-i projektis – inimesi – on oluline võimalikult vara kaasata muudatuste juht, kes laiendaks vaatevälja mõjutatud töötajate tasemele.

Muudatuste juhtimine on kultuurilisi muutusi nõudvate muutumisprotsesside aktiivne ja strateegiline kujundamine. See hõlmab endas töötajate oskuste, rollide, protsesside ja vastutuste ning kogu ettevõtte kultuuri üle vaatamist.

Eduka muudatuste juhtimise eesmärk on kujundada muudatus nii, et töötajad toetaksid muudatusi ja oleksid sellesse protsessi kaasatud.

On möödapääsmatu, et ettevõtte juhtkond kui oleks selles sponsor ja eestvedaja – tippjuhtide selge toetuseta muudatusi alumistel tasanditel rakendada ei saa.

ERP-projektide muudatuste haldamine on pidev ülesanne, mis algab projekti kavandamisega ja jätkub veel ka peale uue süsteemi kasutusele võtmist.

• Muudatuste juht toetab oma tegevusega ettevõtte juhtkonda ja projektimeeskonda ning tagab kõigi seotud töötajate kaasamise vastavasse projekti etappi.

• Ta keskendub mõjudele, mida uus ERP-süsteem töötajatele avaldab.

• Ta hoolitseb regulaarse ja sihtrühmale suunatud teabe ja suhtluse eest.

• Ta tagab, et kõik kasutajad omandavad vajalikud (uued) oskused ja tarkvaraga seotud teadmised.

Need tegevused vähendad hirme, võimaldavad töötajatel küsida oma küsimusi, aitavad rakendada uusi mõtteviise ja motiveerivad töötajaid projektile kaasa aitama,mitte vastu töötama..

Eduka muudatuste juhtimise aluseks on ühine arusaam projektist, mida kõikide valdkondade või osakondade juhid peaksid toetama. Seetõttu on kasulik kaasata organisatsiooni võtmeisikud juba varases faasis.

ERP-i kõige esimestes töötubades võiksid ettevõtte võtmeisikud koos muudatuste juhiga läbi arutada järgmised küsimused:

• Milline on ettevõtte hetkeseis?

• Miks on ERP süsteemi muudatused vajalikud?

• Millised eesmärgid tuleks sellega saavutada?

• Milline on ajakava ja millistes sammudes süsteemi rakendatakse?

Sellele tuginedes töötab muudatuste juht välja strateegia muudatustest teavitamiseks ja töötajate ettevalmistamiseks.
Talle on abiks tihe koostöö peamiste kasutajatega, kes saavad kõige paremini hinnata mõju oma osakonnale või meeskonnale.

Muudatuste juhi kontrollküsimused:

• Mis muutub üksikute töötajate ja osakondade jaoks?

• Millised rollid on seni olnud ja millised tulevikus?

• Milliseid ülesandeid määratletud rollid täidavad?

• Kas samad töötajad jäävad täitma samu rolle nagu varem?

• Kus on tulevikus rohkem tööd, kus vähem käsitööd?

• Kas teatud töötajad peavad oma tööprotsesse korraldama erinevalt?

• Kuidas muutub koostöö teiste osakondadega?

• Millist tuge vajavad töötajad uute tööriistade tõhusaks kasutamiseks?

Iga uue tehnoloogia kasutuselevõtt on seotud nii protsesside kui inimeste juhtimisega. See võib tähendada lihtsalt olemasolevate äriprotsesside kaardistamist või seda, et organisatsioon astub sammu edasi ja täiustab oma praeguseid protsesse.

Vead inimeste juhtimises põhjustavad ERP-projektide ebaõnnestumist palju sagedamini kui tarkvara võimekus või IT-probleemid.

ERP-i juurutamise kriitiline edutegur on inimesed ehk see, kas organisatsioonis suudetakse töötajaid uue süsteemi eelistes veenda.