Miks mõned ettevõtted rakendavad edukalt ERP süsteemi ja on veendunud, et see on väärt investeering, teised aga näevad selles eelkõige suurt kulutust? Kas loota saab kiirele tasuvusele või on pigem tegemist pikaajalise investeerimisprojektiga?
ERP (Enterprice Resource Planning) on ettevõtte ärirakendus, mille kõik funktsionaalsused töötatavad läbi finantsi ja mis on mõeldud ressursside parimaks juhtimiseks.
Selle kvaliteetne juurutamine nõuab märkimisväärseid jõupingutusi, aega ja ressursse. Seetõttu tajuvad mõned ettevõtted ERPi kasutuselevõttu liigse luksuse või kuluna ja lükkavad seda aasta aastalt edasi.
Universaalseid vastuseid nendele küsimustele paraku anda ei saa, kuid igal juhul tuleks ERP süsteemi kulusid võtta kui strateegilist investeeringut.
Esimese asjana tuleks selgelt välja tuua, miks teil on vaja uut äritarkvara lahendust. Põhjused võivad olla nii taktikalised ehk “kuidas teha teatud tegevusi paremini” kui ka strateegilised ehk “kuhu areneme ja mida soovime saavutada”.
Pudelikaelad, väljakutsed ja lüngad annavad esimese sisendi hindamaks, milline võiks olla sobivaim lahendus.
Tüüpilised lüngad ja väljakutsed, mida meie kliendid välja toovad, on:
- suutmatus kasvada,
- vananenud süsteemid, mis aeglustavad tööd ja ei taga turvalisust,
- tegevuskulud, mille allikat ja otstarbekust ei ole võimalik hinnata.
Samas ERPi juurutamine või selle edasi arendamine toovad kasu, mida tuleb hinnata laiemalt kui vaid paari kulu- ja tulurida võrreldes.
Selleks võib olla näiteks:
- Andmete edastamise ja jagamise kiirus
- Äri kasvatamine läbi operatsioonide kuluefektiivsuse tõstmise
- Paindlikkus – töötajad saavad tööülesandeid täita nii kontoris kui eemalt
- Kiiremad ja ärianalüütikal põhinevad otsused. Üks raamistik planeerimiseks protsesside monitoorimiseks ja reaalajas otsustamiseks, võimaluste ärakasutamiseks ja muutuste elluviimiseks.
- Vähem käsitööd, automaatne äriinfo jagamine, protsesside sünkroniseerimine
- Parem koostöö kolleegide, partnerite, tarnijate, klientide, juhtkonna vahel.
ERP süsteemide maksumus võib erineda kümneid, vahel sadu kordi. Hinnakujunduses on kasutusel mõned levinud mudelid, mille loogikaga tasub end kurssi viia. Kõigi nende korral saab aga tasuvuse hindamiseks rakendada paari väga levinud mõõdikut:
- Investeeringu tasuvus (ROI – Return of Investment)
- Omamise kogukulu (TCO – Total Cost of Ownership) – See summa sisaldab kõiki ettevõtte kulutusi ERP süsteemile teatud ajaperioodi jooksul, alustades valikuetapist ja lõpetades kolme- kuni viieaastase käigus hoidmisega.
Investeeringu tasuvus (ROI) on traditsiooniline näitaja projekti tasuvuse mõõtmiseks ja selle võrdlemiseks ettevõtte teiste potentsiaalsete investeeringutega.
Esmapilgul on ROI lihtne mõõdik, mis arvutatakse järgmiselt:
ROI = Kasud/ kulud
Saadud suhe, väljendatuna protsentides teatud ajaühiku (tavaliselt aasta) kohta, on ERP süsteemi investeeringutasuvuse näitaja. Mida kõrgem on suhtarv, seda kiiremini saab tehtud investeeringu tagasi ja edasine kasutamine teenib ainult või peamiselt tulu.
Selle tegelik mõõtmine on aga aina keerulisem.
Peamine probleem, millega peaaegu kõik silmitsi seisavad, on potentsiaalsete tulude ja kulude mõõtmise keerukus. Ettevõtte erinevad osakonnad ja isikud võivad ERPi projekti kulusid ja tulusid erineval viisil määratleda ning neid erinevalt tõlgendada. Seepärast on oluline tagada kogutud andmete ja arvutuste järjepidevus kõigi osakondade lõikes.
ROI arvutamiseks on kindlasti vaja teada süsteemi omamise kogukulusid (TCO).
Näiteks on TCO seda suurem, mida rohkem kasutajaid süsteemis töötab ja mida keerulisemad on selle aluseks olevad äriprotsessid, aga siis suuremad on ka eelised ja kasud sellise ühtse inforuumi kasutamisest.
Samas ei anna omamiskulu arvutamine iseenesest, ilma teisi parameetreid võrdlemata, ülevaadet tarkvara kasutamise otstarbekusest.
Tasuvuse arvutuse juures tuleb aluseks võtta ettevõtte sisemistest nõudmistest tulenevad näitajad. Need võivad olla asjaolud, mida esmapilgul ERPi rakendamisega ei seostata, näiteks:
- Uue toote või teenusega kiirem turule jõudmise aeg.
- Vähendatud tegevus- ja halduskulud
- Käibekapitali kokkuhoid
- Lühem müügitsükkel
- Väiksemad müügikulud
- Debitoorsete võlgnevuste vähenemine
- Varude optimaalsem kasutus
- Põhivara optimaalsem kasutus
Meie kogemuse kohaselt tasub ERPi investeering end vähemalt 100 töötajaga ettevõtetest ära keskmiselt 12-20 kuuga. Väiksemaid võite nähakse aga juba esimeste kuude jooksul.
Jätkuvalt on oluline mõista, et investeeringu tasuvuse analüüs ja arvutused ei peaks käsitlema mitte üksnes seda, kui kiiresti tarkvara end rahaliselt ära tasub, vaid ka millist ERPi ja funktsioone täpselt vaja on, et hoida oma äri konkurentsivõimelisena tulevikus ja luua eeldused arenguks järgneva 5 – 15 aasta jooksul.
Küsimus pole selles, milline süsteem on “parim” ja odavaim iseenesest, vaid milline annab enim väärtust teie ettevõttele. Just sellest vaatepunktist tuleks algusest peale lähtuda, kui ettevõte asub ERPi valima.
Ainuüksi tarkvara, ükskõik kui hea see ka poleks, mõjutab ettevõtte tootlikkust vähe.
Kui jätkate vanade äriprotsessidega ka pärast uue süsteemi juurutamist, ei toimu enamasti soovitud arenguhüpet. Paraku püüavad ettevõtted uue ERPi valimisel sageli just “paigata vanu auke”, mitte mõelda ette.
Kui ettevõte eirab ERP süsteemi juurutades ettevõtte strateegiat ja kaalub selle kasutamist eranditult taktikaliste ülesannete täitmiseks, siis vaatamata saavutatud tulemustele ei pruugi ettevõtte äritegevuses põhimõttelist hüpet konkurentsieelise suunas toimuda.
ERP süsteemi investeeringutasuvus ei tulene otseselt tarkvarast, vaid sellest, et ERP aitab sisse viia efektiivsemaid äriprotsesse. Need omakorda võimaldavad ettevõttel oma positsiooni turul säilitada või kasvatada.
ERP pakub uut tüüpi ja suuremal või vähemal määral automatiseeritud protsesse, kuid on ettevõtte otsustada, millised need just teil olema peaksid, ja teha otsus nende kasutusele võtmise või kõrvale jätmise osas.
Kui ERP on teie jaoks ettevõtte turupositsiooni parandamiseks mõeldud tarkvara, siis tuleks selle õigest ja tõhusast kasutamisest rääkida ettevõtte peamiste tulemusnäitajate kontekstis.
Süsteem peab olema üles seatud nii, et see aitaks saavutada organisatsiooni strateegilisi ja taktikalisi eesmärke, mis peavad olema paika pandud enne ERPi valimist ja juurutamist.
Edukalt ellu viidud ERP projekt ei tähenda niivõrd uue tarkvaratoote kasutuselevõttu, kuivõrd juhtimissüsteemi ülesehitamist kvalitatiivselt kõrgemal tasemel.
Seetõttu on õigem küsida mitte seda, mida tehnoloogia ettevõttesse toob, vaid mida annavad teile uued juhtimistööriistad.
ERP muudab toored andmed informatsiooniks, andes parema ülevaate varudest, müügist, töötajate koormusest, maksmata arvetest jne. Selle põhjal saab teha kiireid ja kvaliteetseid otsuseid.
ERP lahendused annavad võimaluse hinnata ettevõtte tulemuslikkust ja mõista erinevate tegevuste mõju sellele.
ERPi kasutusele võtmise protsesse puudulikult juhtides võib leida ennast olukorras, kus tarkvaraprojekt ei arene mitte soovitud suunas, vaid jääb venima või ebaõnnestub täielikult.
Peamised tegurid, mis määravad investeeringu tasuvuse ja ERP süsteemi kasude realiseerumise, ei ole investeeritud raha hulk, vaid
- juhtkonna osalus ja pühendumine,
- ettevõtte töötajate kaasatus,
- tugev projektimeeskond kogu projekti elluviimise ajal.
