Eesti Infotehnoloogia ja Telekommunikatsiooni Liit (ITL) on koos kuue tarkvaraettevõttega koostanud ERP tarkvara valimise ja juurutamise juhendi.
Äripäeva Raadios rääkisid nii sellest juhendist kui ka enda kogemustest ERP tarkvaraga Fujitsu Estonia ERP meeskonna projektijuht Iveri Marukašvili ja Thermory IT juht Julia Ležeiko. Saadet saab järele kuulata Äripäeva Raadio arhiivis.
See on mõeldud ettevõtetele ja organisatsioonidele, kes soovivad majandustarkvara valiku ja kasutuselevõtuga alustada.
Majandustarkvara kasutavad nii väikesed, keskmised kui suured ettevõtted – suurus siin määrav ei ole.
Juhend aitab kõigil oma vajadused läbi mõelda ja teha tarkvara valikul teadlikke ja läbimõeldud samme, et selle tulemusena valitud ja juurutatud lahendus aitaks täita ettevõtte ärilisi eesmärke.
See on sisemiseks kasutamiseks mõeldud töövahend, mis toob esile ka selle, kui palju on ettevõttel endal vaja enne partneritega kõnelustesse asumist kodutööd teha.
ERPi valiku ja juurutuse juhend on hea kontrollnimekiri tegevustest, mida iga ettevõte peab majandustarkvara kasutuselevõtu käigus läbima. Kõiki neid samme ja nüansse on raske ette näha, kui see teekond ette võetakse esmakordselt.
Millest alustada, mille peale mõelda, mida meeskonnas läbi arutada? Mis on juurutusprojekti eesmärgid, milline on ajakava? Välja tuuakse ka peamised riskid, mis majandustarkvara juurutamisel ettevõivad tulla.
Ülevaatlikku kirjeldust kogu protsessist ei ole varem eesti keeles kokku pandud.
Planeerimise faas aitab ettevõttel endal suure pildi ette saada: kes me tegelikult oleme, mida me teeme, mis üksused meil on ja kuidas nad on omavahel seotud.
Tuleb selgeks mõelda, mis eesmärkidel soovitakse tarkvara kasutusele võtta ja millised ärilised probleemid peab see lahendama. Kas miski peaks olema lahendatud teisti kui praegu? Pannakse paika projekti skoop ehk sisu.
Kes on need inimesed ettevõttes, kes hakkavad olema selle projektiga kõige enam seotud ja kes panustavad sellesse oluliselt oma tööaega?
Milline on teie ettevõttele sobiv ajakava ja kas seda mõjutab äri hooajalisus?
Olles paika pannud projekti lõpptähtaja, tuleb kõik tegevused ajakavasse sellest lähtuvalt tagurpidi ära planeerida. Seejuures peab ajakavasse panema ka valiku protsessi enese – nii tegevused oma majas kui suhtlemise võimalike tulevaste partneritega.
Ei ole tingimata vajalik, et ettevõttes oleks ametis IT juht ja et just tema oleks juurutuse eestvedaja. Küll aga tuleb kõik vajalikud rollid selgesti paika panna ja ressursside olemasolu kriitiliselt hinnata.
Kas projektijuht ja võtmekasutajad on planeeritud ajal saadaval? Kas valdkondade juhid on valmis oma sisendit andma? Kas on olemas peakasutaja?
Projektijuht on inimene, kellel peab olema võimekust, tarkust ja mandaati, et kogu meeskonda juhtida nii ERPi valiku kui ka juurutuse etapis.
Peakasutaja hakkab hiljem kõiki teisi tarkvara kasutajaid nende töös toetama. Selles rollis võib olla pearaamatupidaja, tootmisjuht või laojuht – sõltuvalt sellest, millel on konkreetse majandustarkvara fookus. Mida suurem ettevõte, seda parem ülevaade peab peakasutajal olema kogu ärist tervikuna.
Võtmekasutajad on üliolulised, sest nemad on need, kes teavad, kuidas igapäevane töö päriselt käib. Ilma nende kaasatuseta võib juhtuda, et mõni juhtival kohal olev inimene proovib nö fantaseerida ja tulevane tarkvara luuakse viisil, mis ei vasta tegeliku töö vajadustele.
Lisaks on oluline veel üks roll – muutuste juht.
Iga ERP projekt toob kaasa väga palju muudatusi tööprotsessides. Neid ei saa kehtestada projektijuht ega peakasutaja ega võtmeisikud, vaid selleks peab olema valdkonna eest vastutaja või juhtkonna liige.
Thermorys toimuva ERPi juurutuse käigus oli vaja osakondade ja valdkondadega kooskõlastada 140 muudatust. Sada nelikümmend erinevat protsessi muutuvad!
Nendega seotud inimesed peavad eelnevalt teadma, kuidas teatud kuupäevast alates muutub nende töö.
Muudatuste puudulik juhtimine on üks ERP juurutuse riskidest. Juurutuse ajal on partnerile selgesti näha, kui palju on ettevõttes endas selgitustööd tehtud ja kuivõrd esineb muudatustele vastupanu.
Ebapiisav selgitustöö teeb raskeks ka majasisese projektijuhi olukorra, sest ta peab silmitsi seisma negatiivsete emotsioonidega ning projekti venimisega.
Tarkvaraprojektis peab otsuseid tegema nii valiku kui juurutuse faasis, otsustamist ei tohi vältida.
Sageli on see keeruline, aga ilma kliendi otsusteta on partner võimetu oma tööd tegema ja jääb ootele, aga see takistab juurutuse käiku.
Valed otsused on paremad kui otsuste mitte tegemine. Soovitav on otsuste tegemise argumendid kirja panna, et hiljem oleks võimalik tagasi vaadata. Kui on vaja, tuleb asju ümber teha, aga vähemalt on meeles, mida ja mis põhjusel varem otsustati.
Partneri valik on mahukas töö – nõuete läbivaatamine, küsimustele vastamine, dokumentatsiooni saatmine ja töötlemine võtab aega.
Optimaalne oleks kaaluda 2-3 tarkvara ja eelistada sellised, millel on mitu partnerit. Nii saab vältida ühe partneri lõksu jäämise ohtu.
Küsides sama tarkvara kohta mitu pakkumist, saab lisaks hinnale võrrelda ka metoodikaid ja lahendusele lähenemist. Kui hinnapakkumised on väga erinevad, saab süveneda selle põhjustesse ning oma vajadusi selle kaudu veelgi täpsustada.
Kohtumiste ja läbirääkimiste jooksul tekib ka arusaam, kas selle meeskonnaga on hea klapp ja kas tahate pikemalt koostööd teha.
Fujitsu alustab juurutusprojekti analüüsi töötubadega. Need peetakse iga valdkonna vastutavate isikutega, et kliendi vajadused ja protsessid põhjalikult kaardistada. Uuritakse, kuidas tarkvara peab toimima, millised ärilisi eesmärke peab täitma. Töötoad toimuvad eraldi müügi, ostu, tootmisega jne.
Igas neist on fookuses kolm aspekti:
Tuleb jõuda ühisele arusaamale, kuidas need asjaolud sobima panna. „Karbitoote“ ja lisaarenduste proportsiooni juures tuleb aru anda, et igas ettevõttes on protsesse, mida ei taheta ja mida ei tohi muuta tarkvara järgi. Need on need, mis eristavad konkurentidest ja mille tõttu on see ettevõte edukas. Kui need partneriga koos läbi rääkida, saab vajadusel teha tarkvarasse lisaarendusi ja lõpptulemus on palju parem.
Juhendis on välja toodud 6 põhjust, miks ERP juurutus võib ebaõnnestuda:
Kõige kriitilisem neist on mittesobiva ERPi valimine, kus suur osa vajalikust funktsionaalsusest on puudu või siis sisaldab see palju rohkem, kui klient vajab. Selle mõistmiseks on väga vaja partneri kompetentset hinnangut. Kui partner näeb, et tarkvara ei sobi kliendi vajadustega, oleks aus sellest projektist loobuda.
Hilisemate probleemide vältimiseks ja õige tarkvarani jõudmiseks on tark võtta rohkem aega valimise faasis.
Kui ERPi uuendamise vajadus on ka Sinu töölaual, siis võta meiega ühendust kõrvaloleva kontaktivormi kaudu!
