Kaija Kõpper: aitan kliente nende protsesside tõhustamisel
Kaija on Fujitsu töökohahaldusteenuste tarneahela haldamise meeskonnas protsesside juht. Sellest loost saame teada, mida see tähendab ja mis ülesandeid töö sisaldab.
Samuti avab Kaija pisut oma töövälist, perele keskendunud elu ja sportlikke saavutusi.
10 aastat IT toe ja tarneahela kogemust
Enne Fujitsuga liitumist töötasin rahvusvahelises tööstusgaasi ettevõttes Linde Gaas (endine AGA), mida tavatarbija enamasti teab seoses grilligaasi ja propaaniga. Mõnes mõttes oli see stardikoht minu praeguseni kestvale teekonnale. Alustasin seal tehnilise toe spetsialistina, pakkudes tuge kõigile gaasi müügipunktidele Eestis, kui neil oli tõrkeid arvutite või IT süsteemidega. Lapsepuhkuselt naastes liikusin samas ettevõttes tarneahela valdkonda. Ostsin gaasi kasutavates tööstusettevõtetes vajaminevaid varuosi ja detaile, näiteks regulaatoreid ja muud sellist. Samuti olin mullivee tegemiseks kasutatavate CO₂ balloonide tootmise tarneahela spetsialist – planeerisin tootmist ja logistikat. See roll pakkus palju põnevust, kuid tänu muutuvatele nõudmistele ja tähtaegadele ning tarnijate ja transpordiga seotud erinevatele probleemidele, oli üsna pingeline ja kurnav.
Lihtsam tee ei pakkunud rahuldust
Tundsin, et olen läbipõlenud ja vaja on teha tööelus muudatus. Selleks ajaks olin Linde Gaasis olnud pea 10 aastat.
Otsisin stressivabamat tööd ning kaalusin ka eriala vahetust. Ühe aasta olin müügispetsialist kaabliköidiseid tootnud ettevõttes PKC, mis oli küll lihtsam, aga ei pakkunud mulle siiski sellist väljundit, nagu soovisin. Siis jäigi mulle silma Fujitsu ostuspetsialisti tööpakkumine. Ametikoha eeldused klappisid väga hästi mu varasema profiiliga Lindes. Nii jõudsin 2021. aasta suvel Fujitsusse.
IT seadmete ostu ja logistika spetsialist
Minu osakond tegeleb klientidele töökohateenuste pakkumisega. See tähendab, et kanname hoolt nende arvutitöökohtade ja töötajate käsutuses olevate seadmete eest – haldame nende tellimist, elutsükli jälgimist ja varade haldust.
Ostuspetsialistina oli minu töö sisu kliendile vajalike seadmete, näiteks arvutite, hiirte, kõrvaklappide, telefonide jms. tellimine kokkulepitud hankijatelt ja kliendile kättetoimetamise jälgimine.
Uus suur klient – uued ülesanded ja vastutus
Nüüdseks olen üle kahe aasta olnud seotud Fujitsu uue kliendi teenuse käivitamisega, kelle jaoks alustasime töökoha riistvara halduse ja tarneahela teenuste pakkumist. Tegemist on Põhjamaade ühe suurima energiatootmisettevõttega, kus on üle 20 tuhande lõppkasutaja (IT seadmeid kasutava töötaja) kokku 10 riigis. Koordineerisin kogu meie koostöö sisseseadmist ja sealt edasi jäigi see klient minu hallata.
Sellega seoses muutus ka minu roll ja tööülesanded – olen nüüd protsesside juht. Teenindame seda klienti 7-liikmelise meeskonnaga.
Mida teeb töökohahalduse teenuse protsesside juht?
Minu roll on aidata kliendil mõista nende vajadusi ja konsulteerida, kuidas optimeerida nende tööprotsesse seoses IT riistvara ja tarneahelaga. Eesmärk on aidata klienti nende protsesside tõhustamisel ja kuluefektiivsuse parandamisel.
Olen vahelüli kliendi ja meie ostutiimi vahel. Sisuliselt täidan ka võtmekliendihalduri rolli, sest olen selle kliendi jaoks peamine kontaktisik ja vastutan kõigi teenuste eest, mida neile pakume.
Lisaks kannan hoolt meie väikese tiimi koolitamise ja muudatustega kursis hoidmise eest ning pean tagama, et vajalikud süsteemid ja portaalid töötaksid. Püüan parandada kommunikatsiooni hankijate ja meie tiimi vahel, et võimalikest süsteemide häiretest või muudatustest aegsasti teada saada. Meie igapäevane töö sõltub hankijate IT süsteemidest ja tõrked neis tähendavad meie jaoks väga suurt ajaraiskamist.
Lahendamist vajavad ülesanded on mitmekesised
Üks näide minu tööst on kliendi IT riistvara laovarude haldamine. Sellel kliendil pole küll füüsilisi ladusid, kuid kontorites asuvad IT seadmed on arvele võetud laoseisuna. Me näeme, kui palju on igas kontoris näiteks kõrvaklappe või klaviatuure, ja saame soovitada, kas varu oleks vaja hoida suuremana või hoopis vähendada. Eesmärk on see, et töötajatel oleksid vajalikud seadmed alati olemas ning teisest küljest ei oleks ettevõttel nende all liialt palju raha kinni.
Kas arvutid võivad kaduma minna?
Praegu tegeleme kliendi varude inventuuriga, see toimub 2 korda aastas. Meie kohapealsetel töötajatel (on-site support´il) on ülesanne inventuur läbi viia. Loomulikult eeldame, et liiga suuri erinevusi tegeliku olukorra ja laos arvel oleva seisu vahel ei tohiks olla, aga kui on, siis peame välja selgitama erinevuse põhjused. Näiteks kui poole aasta eest saadi 20 arvutit, aga täna neid enam laos ei ole, siis tekib küsimus, kuhu need jäid… Asjad tavaliselt ei kao täiesti ära, aga kui kontorid on väga suured ja asuvad eri kohtades üle Euroopa, siis pole haruldane, et mõned seadmed satuvad sinna, kus nad laoarvestuse kohaselt olema ei peaks.
Inventuuri tulemuste kohta koostame aruande ja esitame ettepanekud kliendile kinnitamiseks. Näiteks tuleb andmebaasis olemasolevate seadmete arv ära muuta, aga samuti mõista, millest erinevused tekkisid.
Fujitsu enda tööprotsesside automatiseerimine
Arendame ka enda sisemisi IT protsesse tarneahela haldamise valdkonnas.
Oma töökorralduses püüdleme selle poole, et rutiinseid ja korduvaid samme automatiseerida, võttes selle koormuse inimestelt ära.
Mõned näited automatiseeritud tegevustest on järgmised.
Lähetatud tellimuste sulgemine
Kõik kliendi jaoks tehtud riistvara tellimused on vormistatud “ticketitena” ServiceNow süsteemis. Kui oleme saanud hankijalt kinnituse, et tellimus on välja saadetud, siis vastav ticket ServiceNow-s suletakse. See on väga rutiinne samm, mille tegemine inimese poolt ei anna mingit lisaväärtust. Nüüd oleme selle automatiseerinud. Osalesin selleks tehtud arenduse planeerimisel, sisendite ja parameetrite valiku ning testimise juures.
Vara arvelevõtmiskande loomine ja kasutajaga seostamine
Samuti automatiseerisime kliendi lõppkasutajale tellitud vara – näiteks mobiiltelefoni – kohta tehtava kirje loomise varade halduse süsteemis ja selle eseme seostamise konkreetse kasutajaga. Need sammud tuli samuti varem teha käsitsi, aga nende automatiseerimine on mõistlik, sest mõlemad põhinevad väga kindlatel reeglitel, mida on võimalik täpselt ette kirjeldada.
Automatiseerimine jätkub pidevalt
Selliseid tegevusi on meie töös veel palju, mida praegu teeb inimene käsitsi, aga mida saab automatiseerida. Hulk arendusi seisab ees. Nii vabastame oma ressurssi nende ülesannete jaoks, mis vajavad inimmõistust.
Lisaks aitab ettekirjeldatud reeglitel põhinev automatiseerimine vähendada vigu, mis võivad manuaalse rutiinse töö käigus juhtuda. Sellega suureneb meie töö täpsus ja andmete kvaliteet kliendi jaoks.
Sisemine tunnustus töö tõhustamise eest
Meie meeskonna algatused Fujitsu töö tõhususe ja kasumlikkuse parandamiseks pälvisid sisemiselt väga positiivset tähelepanu ning meie tiim sai nende eest Fujitsu Rootsi üksuses suure sisemise tunnustuse osaliseks, teenides välja Star Awards auhinna.
Pere on teine tähtis pool elus
Olen abielus ja kahe poja ema, kes on praegu 8 ja 9 aastat vanad. Pere ja kodu sisustabki kogu mu töövälise aja. Elame Laagri kandis ühes vanas renoveeritud majas.
Tegelen oma tarbeks veidi nö. öko-põllumajandusega – kanamunad ja värsked köögiviljad on hooajal alati oma aiast võtta. Kui suvel on majas ja aias palju tegemist palju, siis talvel saab ka mõned raamatud läbi lugeda.
Lisaks meeldib väga käia perega reisimas, isegi kui need käigud pole pikad ega kauged.
Sel suvel on puhkuse ajal ees väljasõidud Lätisse ja Soome. Tervet puhkust ei taha ainult kodus veeta.
Planeerime nüüd ka üht pikema reisi, aga selle osas on veel mõtted lahtised.
Jooksuharrastus algas ootamatult ja jõudis poolmaratonini
Jooksmine tuli ootamatult minu ellu vaatamata sellele, et olin varem väga jooksukauge inimene. Väikeste lastega kodus olles hakkasin kõndimas käima, aga see läks varsti igavaks. Mõtlesin, et proovin siis ikka joosta ka. Juba aasta hiljem tegin läbi esimese poolmaratoni. See oli minu jaoks väga inspireeriv, oli tore kogeda arengut. Olen loomu poolest jonnakas – kui midagi pähe võtan, siis teen selle ka teoks. Nüüdseks olen juba 3 poolmaratoni jooksnud ja võibolla võtan kunagi ette ka täispika maratoni. See aga vajab korralikku ettevalmistust.
Põhiväärtused: ausus ja kohusetundlikkus
Pean oluliseks ausust ja kohusetundlikkust. Need on mu peamised väärtused nii enese kui teiste juures. Samas mõtlen, et elu ei peaks liiga tõsiselt võtma, aga selle põhimõtte praktikasse rakendamisel on mul endal veel kõvasti arenguruumi! Tahaksin rohkem osata selle järgi elada ja pean seda endale meelde tuletama.
Areng ja võimalused tulevad loomulikult
Mulle tundub, et elu toob mulle õiged olukorrad ja võimalused, ma palju ette ei planeeri. Kui tunnen, et vajan rohkem teadmisi, siis võtan koolitusi ja arendan ennast. Kõrghariduse omandamine jäi mul küll pooleli ja diplomini välja ei jõudnud, aga olen aja jooksul läbinud erinevaid kursusi valdkondades, mis mind on huvitanud. Näiteks olen õppinud raamatupidamist ning ühes Londoni kolledžis kunsti ja disaini, mis on mulle alati hingelähedane olnud.
Fujitsu on pakkunud arengut, paindlikkust ning töö- ja eraelu tasakaalu
Tänu Fujitsule ja IT maailmas olemisele on kasvanud mu huvi kogu IT valdkonna ja automatiseerimise vastu. Vaevalt, et teaksin sellest muidu nii palju, kui praegu. See on loonud pinnase, et endas arendada tehnilisi külgi. Näen Fujitsus oldud aega enda jaoks olulise arenguna.
Olen väga rahul oma praeguse tööga ja kuhugi mujale liikuda ei ole plaanis. Hindan siinset töö- ja eraelu tasakaalu ja paindlikkust, mida mõnes muus ettevõttes ehk nii palju ei pakuta. Fujitsu väärtused sobivad minuga suurepäraselt.
Veel Fujitsu töötajate lugusid: Meie inimesed
Fujitsuga liitumise kohta saad infot siin: Karjäär Fujitsus
