Kliendilugu: PERHi IT-töötajad said paberlennukeid voltides LEANi põhitõed selgeks.

Aga millal sina viimati paberlennukit voltisid? LEAN paberlennuki simulatsioonimäng on üks populaarsemaid simulatsioonimänge, mida LEAN-i koolitajad kasutavad kogu maailmas. Selle mängu läbi viimiseks pole vaja muud kui lihtsaid kontoritarbeid, kuid läbi selle kogemuse on võimalik saavutada kiire ahhaa-moment, mis aitab koolitusel osalejatel LEAN lähenemist hõlpsalt mõista ja rakendada.

Juunis voltisid Fujitsu Estonia mentori juhendamisel paberlennukeid Põhja-Eesti Regionaalhaigla IT-töötajad. Miks nad seda tegid ja kuidas see neil õnnestus?

LEAN on muutunud üleilmseks terminiks. See tähendab võimalikult väikese raiskamisega väärtuse loomisele keskendumist ning pidevalt parendamisvõimalusi otsivat kultuuri.

LEANi põhiidee – alati saab paremini ja kunagi ei tohi saavutatuga rahule jääda.

Loe lisaks:

Fujitsu Sense & Response aitab organisatsioonidel lean- põhimõtet juurutada

Fujitsu LEAN- eksperdid üle maailma aitavad organisatsioonidel üles ehitada innovatsiooni soodustavat õpikeskkonda ja strateegilise tulemuslikkuse juhtimise protsesse.

Meie LEAN koolituste eesmärk on eelkõige inspireerida teisiti nägema, mõtlema, tunnetama ja tegutsema. Ühe päevaga/koolitusega ettevõtte kultuuri siiski ei muuda. Seetõttu pakume koolitusel käinutele soovi korral ka hilisemat tuge, et aidata ettevõtetel LEAN-põhimõtteid ja tehnikaid oma igapäevatöös rakendada.

Tänaseks on LEAN põhimõttel palju laiem rakendusala kui tootmise täiustamine.

LEAN põhimõtteid saab näiteks IT-s ja tervishoiusektoris sama edukalt kasutada kui tööstuses.

Fujitsu oli üks esimesi, kes rakendas LEAN põhimõtet IT teenuste valdkonnas, esialgu kasutajatoe ning strateegilise juhtimise kontekstis ning üha enam läbiva põhimõttena.

„LEAN juhtimine ei ole distsipliin, mis on mõeldud ainult tootmise, logistika, ja tarneahela valdkonna spetsialistidele. Maailmas on juba päris palju näiteid, kuidas meditsiini- ja IT valdkonda oskusteavet ja kogemusi teistest sektoritest, näiteks kaubandusest ja tööstusest sisse tuua.“

Marleen Männi 

LEAN-i õppimine võib koosneda erinevatest ehitusplokkidest, mis pannakse kokku sõltuvalt ettevõtte strateegiast või suunast. Simulatsioonide mõte on õpetada vaatama oma protsesse kliendi, mitte enda vaatenurgast ja tutvuda learning by doing ehk käed-küljes viisil erinevate LEAN põhimõtetega. Iga mängu käik simuleerib erinevat tootmistehnikat või juhtimispõhimõtet.

Juunis viisime läbi 1-päevase  LEAN- koolituse 35-le Põhja-Eesti Regionaalhaigla IT töötajale. PROTO avastustehases läbi viidud koolituse eesmärk oli anda PERH-i töötajatele esmane motivatsioonilaeng teha muudatusi enda tööprotsessides ja sisestada neile, et mitte miski ei ole võimatu, kuigi alguses võib nii tunduda.

Päeva jooksul jõudsime töötajatele anda teoreetilise sissejuhatuse ja esimesed praktilised kogemused LEAN meetoditest. Selleks kasutasime pallimängu ja paberlennuki voltimise simulatsioone. Rääkisime ka protsesside ja väärtusahela kaardistamise vajalikkusest.

Mängu eesmärk on igas tiimis valmistada 24 paberlennukit 10 minutiga. Mängu erinevates voorudes õpitakse tundma oma klienti, muudetakse oma töövõtteid/protsesse ja iga tiim proovib luua optimaalse töövoo selle ülesande lahendamiseks. Viimases voorus ootab osalejaid üllatus.

Meie koolitaja vaatest oli tegemist väga põneva grupiga. Sellel päeval oli PROTO saalis koos ainulaadne tehniliste ja ekspertteadmiste kombinatsioon.

„Ma ei ole veel kohanud nii suurt gruppi loovaid “kastist välja” mõtlejaid korraga. Nad oskasid küsida õigeid küsimusi ja leidsid kõik loophole’id üles. Jälgisin imestusega nende koostööoskusi. Kuigi grupid olid minu suva järgi loodud, siis ei olnud ühtegi tiimi, kus meeskonnatöö ei oleks toiminud suurepäraselt.  Igal tiimil oli omamoodi lähenemine, aga absoluutselt kõik tiimis olid võrdselt kaasatud ja lahendusi mõeldi välja koos.“

Marleen Männi

Imbi Kivi-Sild, E-haigla juht: “Meeskonna tagasiside oli väga positiivne. Kõlasid kommentaarid, et kõik koolitused võikski sellised olla ja et see oli kõige väärtust loovam koolitus, kus ollakse eales osalenud.

Näeme, et meile oli sellest kasu mitmel viisil.

Esmalt oli ta lõbus ja meeleolukas koostegemine, mille raames sai oma meeskonnakaaslasi läbi ühiste tegevuste paremini tundma õppida.

Teisalt andis see päev palju uut avastust – ahhaa, nii saab ka!

„Koolitus andis läbi mängu arusaama, mida oma igapäeva tegemistes ja toimetamistes teise pilguga vaadata ning teisiti teha. Seda nii protsesside, rollide kui vastutuse vaatevinklist. Peale koolitust on meil toredasti lendu läinud praaklennuki metafoor. Kui tekib mingi keeruline situatsioon, siis saab tõmmata paralleele lennuki mängu ja sealt saadud ühiste kogemuste ning õppetundidega“

Imbi Kivi-Sild, E-haigla juht

Suurem töö on siiski alles ees.
Nüüd tuleb seda motivatsiooni ja tegemise tahet elus hoida ja õnneks lubas meie koolitaja Marleen ka meile toeks olla sellel teekonnal, et asi ei jääks ainult üldisele tasandile, mille me lennukimängu kogemusega saime.

Meie koolituse aeg jäi suvepuhkuste algusesse. Nüüd, kui oleme kõik ära puhanud ja kiiremad toimetamised on tehtud, tuletame omandatud teadmised ja tekkinud mõtted uuesti meelde ja oleme valmis seadma uusi eesmärke, kuidas mõistliku ressursiga rohkem väärtust luua. Väga selgelt kinnistus teadmine, et praaklennukit pole mõtet teha, see on raisatud aeg ja vaev!”

„PERH-i inimesed paistsid silma ka enesekindlusega ja olid valmis võtma riske. Mitte üheski grupis ei ole varasemalt KÕIK tiimid proovinud teha eriprojekti neljandas voorus – see näitab soovi võtta sellest koolitusest/mängust maksimumi. Kui ei proovi, siis ju ei tea, mis oleks võinud olla!“

Marleen Männi

Kõigis sektorites nõuavad kliendid kiiret reageerimisaega, samas paindlikkust ja suurepärast teenindust klientidele, kodanikele ja töötajatele. Ootuste täitmise ja veelgi enam nende ületamise ees on aga sageli hunnik takistusi. Näiteks teenuste pakkumise ebaefektiivsus või keerulised haldusprotsessid, probleemid erinevate osakondade vahelises suhtluses, liiga pikad reageerimisajad ja kinnitusringid, pudelikaelad protsessis, “funktsionaalsete” struktuuride ebaefektiivsus.

LEAN koolituse eesmärk on aidata spetsialistidel ja ka juhtidel läbi teooria ja praktika mõista LEAN lähenemisviisi eeliseid ja see keskendub nii tehingu- või tootmise kui ka infoprotsessidele ja juhtimistavadele. Tegu on põhimõtete ja meetoditega, mis aitavad muuta organisatsiooni tõhusamaks, tulemuslikumaks, tootlikumaks.

LEAN-põhimõtted on hõlpsasti rakendatavad, kuid ometi vajavad ettevõtted selle protsessi sisse seadmise ja teadmusjuhtimise süsteemi loomise jaoks nii välist partnerit kui ettevõtte aktiivsematest eestvedajatest nn tšempione.

Koolitus on suunatud kõigile organisatsioonidele ja riigiasutustele, kes soovivad kas kärpida oma tegevuskulusid, parandada teenuste kvaliteeti ja kiirust.

Fookus võib olla nii klientidel, kodanikel, patsientidel kui töötajatel.