Majandustarkvara juurutus ebaõnnestus – kes on süüdi?

Kas olete kogenud sellist olukorda: majandustarkvara uuendamine algas suurte ootustega, kuid mingil hetkel hakkas asi viltu vedama. Nüüd on see kaasa toonud lisakulusid, töötajate pettumuse ja vähenenud tootlikkuse. Kust otsida süüdlast?

Lihtne on viga otsida tarkvara pakkuja poolelt, kuid tegelikult ei saa ERP-i partner üksi edu majja tuua. Suur vastutus ja roll on ka kliendil. Vaatame lähemalt, mida peab klient tähele panema, et juurutus õnnestuks.

Projekti läbisurumine enne, kui tippjuhtkond on tõeliselt samas paadis, viib läbikukkumisele.
Edukas juurutus vajab aktiivselt kaasatud tegevjuhtide tiimi, kes toetavad seda nii raha, teiste ressursside kui kommunikatsiooni osas. Ilma sellise toetuseta hääbub projekt veel enne lõpuleviimist.

Igasugune muutus äris põhjustab teatud riske, kuid need riskid võimenduvad veelgi, kui juhid ei ole projekti eesmärkide ja nende saavutamiseks vajalike tegevuste osas toetavad.

Kas teie ERP-projekti meeskond koosneb inimestest, kes saavad ERP-projekti elluviimise igapäevaste kohustustega hakkama? Pahatihti pannakse projekti meeskondadesse töötajad, kes ei suuda või ei taha muudatusi oma osakondades tutvustada, koolitusi juhtida ega äriprotsesside ümberkorraldamisel osaleda.

Isegi kui teie projekti meeskond on piisavalt suur, ei pruugi see koosneda õigetest inimestest. Vähekogenud tiimiliikmete tõttu võib ette tulla puudulikku suhtlust osakondade vahel, tootlikkuse vähenemist ja muid vääritimõistmisi, mis päädib lõpuks projekti ebaõnnestumisega.

Kui te ei korrasta oma protsesse enne ERP-i kallale asumist, võib tulemuseks olla ebaefektiivsuse automatiseerimine.
Kuidas aru saada, kas olete protsesside parandamisele piisavalt tähelepanu pööranud? Kui ERP-i rakendamisest saadud kasu jääb oodatus väiksemaks, on see üks märk, et hoopis protsessid vajavad suuremat tähelepanu.

Tarkvara ei suuda võluväel parandada selliseid kitsaskohti nagu töö dubleerimine või liialt keerulised kinnitusprotsessid. Neid tuleb muuta enne tarkvara valimist. Siis on võimalik aru saada, kas uus ERP toetab optimeeritud protsesse teie organisatsiooni jaoks mõistlikul viisil.

Kui tarkvara ei vasta teie ettevõtte nõuetele, tasub mõelda kas põhjuseks pole mitte protsesside kohmakus ja valede nõudmiste püstitamine.

Tegelikult on ERP-i juurutamine pigem äri- kui tehnoloogiaprojekt.
Siiski pühendavad paljud ettevõtted projekti tehnilistele aspektidele nii palju tähelepanu, et inimeste ja protsesside pool jäävad unarusse.

Seetõttu ei saavutata ka projekti tulemusena mõõdetavat kasu. (Aegunud süsteemi moodsaga asendamine, püsides ajaliselt ja rahaliselt eelarves, ei ole äriline kasu.)

Tõeline äriline kasu on näiteks klienditeeninduse ooteaja lühenemine X minuti võrra. See on ERP-ist tulenev eelis, mis on kooskõlas organisatsiooni laiemate eesmärkidega, näiteks kliendikogemuse parandamisega.

Selliste ärieesmärkide saavutamine nõuab keskendumist protsesside sisule ja inimkapitalile. Lõppude lõpuks viivad ärile väärtust loovaid tegevusi ellu teie töötajad. Kui nemad on uue ERP-i tõhusaks kasutamiseks halvasti ette valmistatud, jääb ka kasu oodatust väiksemaks.

Need ettevõtted, kes jätavad muutuste juhtimise tähelepanuta, kogevad ERP-i rakendamisel rohkem tõrkeid.

ERP-projektiga seotud kulusid võib olla keeruline ennustada. On palju tegevusi, mida alguses üldse arvesse ei võeta. Nende väljajätmisest tekkinud ebareaalsed ootused võivad põhjustada ootamatuid kulusid ja eelarve ületamist.

Isegi kui teie ERP-i pakkuja suudab tehnilise rakendamise kulusid täpselt hinnata, ei oska ta arvestada teiste projekti edu tagavate teguritega, näiteks spetsiifilise koolituse või lisakommunikatsiooni kuludega. Tellija vastutus ja kohustus on enne tehingule alla kirjutamist läbi mõelda, kas müüja kuluhinnangud on korrektsed.

Tänapäeval on ERP tarkvarade standardfunktsionaalsus väga võimas. Aegajalt võib siiski tekkida vajadus seda mingil määral kohandada, et toetada mõnd teie spetsiifilist äriprotsessi.

Minimaalses kohandamises pole midagi halba, kuid sellega võib kergesti sattuda libedale teele. Töötajad võivad näiteks pidevalt esitada arendussoove, et muuta oma töölõiku varasemaga sarnaseks ja lihtsamini õpitavaks.

Sellises olukorras on vaja tugevat projektijuhtimist, et kindlaks teha, millised täiendused lisavad tegelikult ärilist väärtust. Vastasel juhul võite põhjendamatult ületada planeeritud eelarve ning saada keeruka, „ülearendatud“ süsteemi.

Muidugi võib ette tulla, et tarkvara tarnija teeb otsuse või annab soovituse, mis juhib ERP-projekti kursilt kõrvale. Kuid ainult neile näpuga näidata pole õige. Kuus ülaltoodud tegurit näitavad, et vastutajad võivad olla ka lähemal, kui algul arvate – tellija poolel.

Nende ohukohtade teadvustamine ja vältimine koos kompetentse ning kogenud ERP partneri valimisega panevad hea aluse teie tarkvaraprojekti õnnestumiseks nii eelarve, ajakava kui ärilisete eesmärkide täitmise mõttes.

Selle loo aluseks on Panorama Consulting blogis avaldatud nõuanded. 

Uued postitused meie blogis