Lunden Food OÜs toodetakse erinevaid jahutatud ja külmutatud valmistoite.
2018. kevadest kasutatakse ettevõttes personalitöö ja tootmistööliste töögraafikute planeerimisel Persona tarkvara. Juba on neile valmimas selle juurde ka lisa-arendus, et läbipääsusüsteemist liiguksid andmed töötajate tegeliku tööletuleku ja – mineku kohta automaatselt Personasse.
Küsisime Lundeni personalijuht Marina Rodinalt, kuidas on Personale üleminek sujunud.
Milliste soovide ja vajadustega hakkasite otsima personali ja tööaja planeerimise süsteemi? Millised töövahendid olid selleks varem kasutusel, mida on õnnestunud nüüd välja vahetada?
Eelkõige soovisime, et meil oleks üks tarkvara, mis sisaldaks kõike vajalikku (palgaarvestus, personal, tööajaarvestus). Lisaks sellele unistasime, et tööajaarvestuse moodul saaks integreeritud meie läbipääsusüsteemiga FOXsec, kuna soovime kasutusele võtta sõrmejäljesüsteemi.
Ise kasutasin Personat eelmistes töökohtades ja teadsin kui funktsionaalne ja lihtne see kasutajate jaoks on. Ainuke mure minu jaoks oli see, et Personal ei olnud tugevat tööajaarvestuse moodulit, mis vastaks meie vajadustele.
Me ei ole täna veel jõudnud välja vahetada tööajaarvestuse jaoks mõeldud lahendusi ja teeme neid Excelis ja Meritis. Praegu on käimas palgaarvestuse mooduli juurutamine ning töötame paralleelselt kõikides andmebaasides. Kuid õige pea on paljud Exceli tabelid (nt tervisetõendite/tervisekontrolli ning muude dokumentide registrid) võimalik ära unustada, kuna kõik need andmed on kätte saadavad Persona aruannetes.
Statistika aruannete genereerimine on muutunud palju lihtsamaks. Mulle üldse meeldib Persona aruannete loogika, see on minu jaoks ideaalne!
Milliseid teisi programme lisaks Personale veel valiku käigus kaalusite?
Teenuspakkujaid on hetkel Eesti turul piisavalt. Vaatasime lähemalt ka Begini ja Smartlogicut, aga neil ei olnud kahjuks muid vajalikke mooduleid.
Video: Lunden Foods OÜ
“Persona puhul meeldib mulle selle tarkvara kasutamise lihtsus. Isegi, kui pole kunagi seda programmi elus kasutanud, saab sellega väga hõlpsasti hakkama, sest selle loogika on intuitiivselt arusaadav.“
Kas Personas praegu kasutatavad võimalused on vastanud teie ootustele? Mida hindate Persona juures enim?
Persona puhul meeldib mulle selle tarkvara kasutamise lihtsus. Isegi, kui pole kunagi seda programmi elus kasutanud, saab sellega väga lihtsasti hakkama, sest selle loogika on intuitiivselt arusaadav.
Algusest peale oli teil sooviks Personaga ühendada läbipääsusüsteemi FoxSec seadmed, et kajastada töötajate tegelike saabumise ja lahkumise aeg Personas. Kuidas on kulgenud selle töö ettevalmistus ja kui kaugel praegu ollakse?
Tahame automatiseerida tööaja sisestamise protsessi, järgida töögraafikuid online-s ning genereerida meile vajalikke aruandeid. Meil on palju töötajaid, umbes 350 inimest. Oleme seni teinud “kiviaja tööd” tööaegade sisestamisel.
Koos Persona tiimiga panime kokku peensusteni lahti kirjutatud tegevusplaani. Projektijuht võttis arvesse kõik meie soovid ja pakkus professionaalset konsultatsiooni kõikides nüanssides.
Hetkel on arendusplaan tehtud ja Persona tiim töötab selle nimel, et sõrmejäljed peagi automaatselt turnikeest tööajaarvestuse moodulisse liikuma hakkaksid.
„Oma varasemast kogemusest võin öelda, et ühest programmist teise ülemineku protsess on väga valulik ning ajamahukas. Persona suhtes ma seda öelda enam ei saa. Persona tiim kandis andmed üle väga kiiresti.”
Kuidas hindate Persona meeskonna tegevust uue arenduse ettevalmistusprotsessis?
Me oleme Persona tiimiga väga rahul. Nad on professionaalid. Siis, kui meile jäi mingi töö nüanss arusaamatuks, pakkus Persona tiim alati kohtumise, et kõikide jaoks oleks protsess üheselt arusaadav.
Oma varasemast kogemusest võin öelda, et ühest programmist teise ülemineku protsess on väga valulik ning ajamahukas. Persona suhtes ma seda öelda enam ei saa. Persona tiim kandis andmed üle väga kiiresti. Samuti tegid nad meie jaoks erandi importimise formaadi suhtes.
Soovid, et personalihaldus ja palgaarvestus oleks stressivabam?
Selleks hoia kõiki palgaarvestuse aluseks olevaid andmeid algusest peale ühes programmis! Nii ei kulu aega andmete kogumisele, edastamisele ja sisestamisele. Lisaks väldid juhuslikke vigu.
